Pytania i odpowiedzi z dnia 24.05.2021 r. (postępowanie 1/2021):
UTRZYMANIE CZYSTOŚCI W OBIEKCIE ORAZ NA TERENACH ZEWNĘTRZNYCH TEATRU MUZYCZNEGO ROMA.

Na podstawie art. 284 ust. 2 Ustawy, Zamawiający udziela wyjaśnień odnośnie pytań do treści specyfikacji warunków zamów. Zgodnie z art. 284 ust. 6. Ustawy treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania, bez ujawniania źródła zapytania.

Pytanie 1:
Czy Zamawiający przewiduje wizje lokalna dla w/w postepowania?
Odpowiedz:
Zamawiający nie przewiduje wizji lokalnej w siedzibie Zamawiającego. Ze względu na próby do spektaklu pt. „Waitress” nie jest możliwe udostępnienie pomieszczeń. Próby trwają do późnych godzin wieczornych i są ustalane przez reżysera spektaklu. Ponadto wszyscy artyści związani z przygotowaniem spektaklu zostali przetestowani na obecność wirusa SARS-CoV-2. W celu ochrony zdrowia w sytuacji pandemicznej, Zamawiający postanowił nie dopuszczać osób z zewnątrz. Niezbędne informacje zawiera SWZ oraz załączniki z wykazem częstotliwości sprzątania oraz pomieszczeń z podaniem odpowiednich powierzchni.

Pytanie 2:
Zwracam się z wnioskiem o zmianę zapisów SWZ w zakresie Warunków udziału w postepowaniu (pkt 19) poprzez wykreślenie z jego treści wymogu: 
„…w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonali lub wykonują 2 zamówienia polegające na utrzymaniu czystości obiektu/obiektów kultury wyposażonych w stałą widownię (miejsca dla widzów montowane na stałe) o liczbie miejsc nie mniejszej niż 500, gdzie odbywają się przedstawienia repertuarowe o wartości każdego z zamówienia nie mniejszej niż 300 000 zł netto. 
oraz poprzestanie przez Zamawiającego na wymaganiu: 
Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że: „….w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonali lub wykonują 2 zamówienia polegające na utrzymaniu czystości powierzchni wewnętrznych w obiektach użyteczności publicznej o wartości każdego z zamówienia nie mniejszej niż 300 000 zł netto.”
Odpowiedz:
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę warunku udziału w postępowaniu. Warunek został postawiony w związku z postępowaniem i dotyczy czynności wykonywanych w ramach zamówienia. Wykonawca będzie zobowiązany m.in. do sprzątania i dezynfekowania powierzchni i pomieszczeń, w których będą przebywali widzowie Teatru. Będzie to miało miejsce w ściśle określonym harmonogramie i pod presją czasu. Sprzątanie będzie się odbywało podczas obecności kilkudziesięciu osób z obsługi oraz wielu artystów. Poruszanie w Teatrze wyznaczone jest w ściśle ustalonych ciągach i w czasie umożliwiającym zmiany dekoracji, a także przemieszczanie się artystów. Niezbędna jest więc wiedza jak wygląda aktywność sceniczna od kulis. Ponadto Zamawiający zażądał doświadczenia w instytucjach kultury wyposażonych w stałą widownię (miejsca dla widzów montowane na stałe) o liczbie miejsc nie mniejszej niż 500, gdzie odbywają się przedstawienia repertuarowe. Widownia Zamawiającego ma około 1 000 miejsc. Warunek dopuszcza zatem uzyskanie doświadczenia w mniejszych placówkach. Zdaniem Zamawiającego żądane doświadczenie jest bezsprzecznie związane z przedmiotem zamówienia oraz do niego proporcjonalne. Zgodnie z aktualizowanym planem postępowań o udzielenie zamówień w roku 2021, orientacyjna wartość zamówienia wynosi 600 000 zł bez podatku od towarów i usług. Zamawiający żądał natomiast wykazania dwóch zamówień o wartości każdego nie mniej niż 300 000 zł netto.

Pytanie 3:
Czy Zamawiający przewiduje możliwość zmiany treści umowy spowodowanej koniecznością waloryzacji cen w uzasadnionych przypadkach? W szczególności Wykonawca prosi o potwierdzenie czy będzie stanowić podstawę do złożenia wniosku o zmianę wynagrodzenia wystąpienie okoliczności niezależnych od Wykonawcy, w tym wynikających z decyzji organów władzy publicznej, określonych w art. 436 pkt 4 lit. b) oraz art. 439 ust. 1 PZP (zmiana stawki VAT, zmiana minimalnego wynagrodzenia za pracę/ minimalnej stawki godzinowej, zmiana zasad lub stawek ubezpieczenia społecznego/ zdrowotnego, zmiany w zakresie zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia)? 

Odpowiedz:
Zamawiający nie przewiduje możliwości zmiany treści umowy spowodowanej koniecznością waloryzacji cen w uzasadnionych przypadkach. Okoliczności wskazane w art. 436 pkt 4 lit b oraz art. 439 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczą umów zawieranych na okres powyżej 12 miesięcy. Umowa w przedmiotowym postępowaniu jest zawierana na okres do 12 miesięcy.

Pytanie 4:
Czy Zamawiający dopuszcza podwykonawstwa w obszarze całości przedmiotowego postępowania? 

Odpowiedz:
Zamawiający dopuszcza wykonanie zamówienia przy pomocy podwykonawców. Szczegółowe postanowienia zawierają projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W szczególności Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie działania i zaniechania swoich pracowników, podwykonawców, podmiotów współpracujących z Wykonawcą, lub osób, którymi Wykonawca posługuje się̨ przy wykonywaniu przedmiotu umowy, niezależnie od sposobu i formy współpracy, jak za swoje działania lub zaniechania. Strony niniejszym wyłączają̨ możliwość zwolnienia się̨ Wykonawcy z odpowiedzialności na podstawie art. 429 k.c.

Pytanie 5:
W jaki sposób Zamawiający oszacował powierzchnię podlegającą sprzątaniu oraz sporządził harmonogram sprzątania, w szczególności czy określone w niniejszym postępowaniu powierzchnie sprzątania i harmonogram sprzątania wykazują różnice w stosunku do określonych w aktualnie realizowanym zamówieniu (poprzednim postępowaniu w tym samym przedmiocie), względnie- czy zachodzą inne istotne różnice w stosunku do usługi, której wykonawca został wybrany w poprzednim postępowaniu? 

Odpowiedz:
Oszacowanie powierzchni podlegającej sprzątaniu zostało sporządzone zgodnie ze stanem faktycznym wielkości powierzchni podlegającej sprzątaniu. Harmonogram sprzątania został sporządzony biorąc pod uwagę dotychczasowe świadczenie usług w zakresie sprzątania nieruchomości oraz potrzeby Zamawiającego. Powierzchnie sprzątania oraz częstotliwość sprzątania nie wykazują różnic w stosunku do określonych w aktualnie realizowanym zamówieniu.
Pytanie 6:
Wykonawca prosi o udzielenie wyjaśnień w zakresie sposobu oszacowania przez Zamawiającego wartości przedmiotu zamówienia, poprzez wskazanie: 
1) czy podstawą szacowania była wartość usługi świadczonej przez obecnego Wykonawcę-prosimy o wskazanie, jaka była wartość (netto i brutto) faktur za realizację usługi przez obecnego wykonawcę wystawionych w okresie ostatnich 3 miesięcy? 
2) w odniesieniu do jakiej części usługi (procentowo lub kwotowo) Zamawiający, dokonując określenia wartości zamówienia, przewidział jej opodatkowanie stawką 8%, a do jakiej- 23%, a także czy podstawą szacowania w tym zakresie były dane nt. sposobu realizacji obecnie wykonywanej usługi (faktury wystawiane przez obecnego Wykonawcę)- prosimy o wskazanie, w jakiej części (procentowo lub kwotowo) usługi świadczone przez dotychczasowego wykonawcę były opodatkowane stawkami odpowiednio 8 % i 23%? 

Odpowiedz:
Ad. pkt. 1) Podstawą szacowania wartości usługi nie była wartość usługi świadczonej przez obecnego Wykonawcę. Zamawiający dokonał analizy rynku.

Ad. pkt. 2) Sprzątanie i utrzymanie czystości w obiekcie Teatru: teren wewnętrzny 88% całej powierzchni, tereny zewnętrzne stanowią 12% powierzchni sprzątania. Teren wewnętrzny opodatkowany jest stawką 23% VAT, teren zewnętrzny stawką 8% VAT. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek określenia właściwej stawki podatku od towarów i usług. W formularzu ofertowym został uwzględniony podział (88%/12%).

Pytanie 7:
Czy obecny Wykonawca (prosimy o podanie jego nazwy) został ukarany karą lub karami za nienależyte wykonanie przedmiotu umowy? Jeśli tak - prosimy o podanie wartości oraz ilości nałożonych kar? 

Odpowiedz:
Obecny Wykonawca nie został ukarany karą/karami za nienależyte wykonanie usługi.  Wykonawca realizujący zamówienie: Andrzej Karczmarczyk, ul. Poezji 22, 05-077 Warszawa.

Pytanie 8:

Czy obecny Wykonawca usługi otrzymuje należne wynagrodzenie w terminie zgodnym z umową? Jeśli Zamawiający regulował faktury z opóźnieniem to Wykonawca prosi o informację ile razy w ciągu trwania obecnej umowy taka sytuacja miała miejsce i jaki był okres opóźnienia? 

Odpowiedz:
Dotychczasowy Wykonawca otrzymuje należne wynagrodzenie w terminie zgodnym z umową.